이사회 회의록 작성법

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안산김씨 연원(淵源)/종중등기, 정관 등

2011. 2. 25.

회의록 작성법

 

1. 회의록의 의미

회의의 시작에서부터 종료할 때까지의 전과정(의사일정, 참석회원 채택안건, 보고사항,

발언내용, 의결결과 등)을 빠짐없이 사실대로 기록하여 회원의 확인을 얻은 후

보관하여 참고로 삼을 뿐만 아니라 후일 문제가 생겨서 쟁의가 일어났을 경우 증거로

제시할 수 있는 문서이다.

 

따라서 회의록은 전회원의 공식적인 승인을 얻어야 하며, 기록할 수 있는 전문적인 서기가 있어야 한다. 회의록 작성 방법은 의회에서는 속기에 의해 발언내용을 전부 그대로 기록하고 있으나 일반적으로 "약식 회의록" 으로 작성한다.


2. 회의록 작성자의 조건


- 집중력과 질의응답 등을 신속하게 새겨들을 수 있는 능력의

   소유자
- 확실하게 또는 간결하게 필기할 수 있을 것.
- 주관적인 판단을 가하지 않고 객관적으로 관찰할 수 있을 것.
- 회의의 진행을 잘 분석하여 파악할 수 있으며, 리더의 기분을 간파

   할 수 있는 사람.


3. 회의록 기재 사항

- 회의의 정식 명칭과 회의의 종류(정기총회, 임시총회)
- 개회일시 및 장소
- 출석회원 수 및 성명
- 부의 안건과 그 내용
- 각종 보고사항 및 보고서
- 의제가 된 안건(또는 동의)의 제출자와 그 내용
- 발언자와 그 요지
- 표결 수와 의결 사항
- 지난번 회의록의 낭독 여부와 승인 여부
- 회의록 작성자의 성명

※ 당일 회의록에 기재하기 힘든 각종 보고서, 동의서, 참고자료

    등은 회의록 부록에 첨부한다.


4. 회의록 작성요령

회의록의 작성은 회의체가 의사결정하는 과정은 문서화하여 회의체 내부의 합의사실을 객관적으로 증빙하도록 작성되어야 하는 만큼 작성 기준을 체계적으로 갖추어 작성되어야 한다.

회의진행속도가 빠르거나 발언자가 중복되어 정확한 내용을 기재할 수 없을 때 정확한 회의록을 기록하기 위하여 보조적으로 녹음기를 사용할 수 있다.

회의록의 보관은 정한 바가 없다면 "공문서분류 및 보존에 관한 규칙"등을 검토하여 보존기간을 정하여 보관하여야 한다.

회의록의 열람 또는 복사는 특별한 규정이 없다면 열람을 청구하거나 복사를 요구하는 때에는 이에 응하여야 한다.

회의록의 정정은 발언자가 회의록의 자구를 정정하고자 할 때에는 회장에게 요청하고 정정요구는 발언의 취지를 변경하지 않는 범위 내에서 회장의 허가를 받아 정정하여야 한다.

(오자, 탈자, 토씨, 기록의 착오, 발언의 전후관계상 명백한 착오, 법 조문 및 숫자등을 명백히 잘못 발언한 경우)


5. 속기법에 의한 회의록 작성

속기법은 속기에 의하여 회원의 발언 내용이 그대로 기재된다. 따라서 발언하지 않는 부분은 기록되지 않는 것이 원칙이다. 그러나 발언 보충서, 즉 발언 시간의 제한으로 발언하지 못한 부분과 참고문서, 즉 발언의 이해를 돕기 위한 문서는 의장의 허가를 얻어서 게재할 수 있다.


6. 불 게재 발언

의장이 다음의 경우에는 의원의 발어의 전부 또는 일부를 원본 아닌 배부용 회의록에 게재하지 말 것을 명령할 권한을 가진다.

-허가가 없는 발언
-질서 유지의 좋지 않는 발언
-모욕적인 발언과 사생활에 관한 발언 등 비의회적인 언어의 표현을 사용한 발언
-기타의제 외의 발언 및 회의록의 편집상 제외하는 발언(반복된 발언, 문법에 틀린 것, 애매한 문장에서 일어나는 착오 시정등)

 

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종중모임 회의록에는 개최일시, 장소, 7명이상의 참석자, 안건,

서명날인 등을 담아야 한다.


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이사회 회의록

회의일자

20    년     월     일

회의장소

 

회의시간

       ∼         ( 시간)

구     분

 정기(    ), 임시(    )

출석현황

 재적 :   명,    참석 :   명,    불참 :    명


이사회 정관에 의거하여 이사회를 개최하고 다음과 같이 의결

하였음을 인정합니다.

 

안      건

(회의내용)

 

의결사항

 

 

 

※ 이사회 회의록 : 필요시 붙임


 

20      년      월      일

 

참여 이사회 명단

직 책

성 명

서 명

직 책

성 명

서 명

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

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이사회의록 작성에 대한 양식은 없습니다.

 

다만 국회에서 사용하는 형식을 표준으로 하고 있는 경우가 많은데,

기본적으로 기제가 되어야 할 사항은

 

회의명칭(정기이사회인지 임시이사회인지 구분해서).

회의일시 및 장소.

참석대상 및 참석자.

회의목적사항(보고사항. 부의안건)을 쓰고

 

다음은 회의 진행과정을 써야 하는 바,

대표자 개회선언.

대표인사.

보고사항 보고(보고자를 기제하고 요전만 기재)

 

부의안건으로 가면 부의안건 상정자가 상정하고 설명자(대체적으로 실무자)가 설명하고요.

 

참석자는 토론 과정이 진행되는데 의결되기까지 영향을 미치는 발언에 대하여 요전 기재하시고 대표자는 상정원안 같이 의결하자는데 동의가 있었음을 고하고(또는 000가 제안한 내용 같이)

 

다른 이의 유무를 물었으나 없으므로 대표자는 상정원안 같이 의결되었음을 선언하다.

 

이후 기타사항 진행

 

폐회선언을 하면됩니다. 

 

이사회 회의록

 

 

일 시 :    년    월   일 (   )    :   ∼    :

장 소 : ○○○ 회의실

안 건 : 임원 임기갱신 외 2건 

 

회원호명: 이사회 회원 7명 중 4명이 출석하여 성원이 됨.

 

안건번호 : 1

임원임기갱신의 건

등기부 등본상의 등재일 일치을 위해 당일 현재 임기가 남은 8** 대표이사, 8* 이사를 일괄 사임 처리한 후, 재선임하는 안

- 처리 결과: 참석 회원 전원의 찬성으로 원안대로 가결됨.

 

 

안건번호 : 2

****의 건

 

 

안건번호 : 3

...

 

 

이상의 가결된 내용은 참석자 서명과 동시에 발효됨.

 

 

                                  참 석 자

                                  대표이사     * *   (인)

                                  이    사     * *   (인)

                                  사외이사     * *   (인)

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2005년 제1회 이사회 회의록

 

- 일시 : 2005년 9월 21 수요일

- 장소 : 본 회 사무실

- 사회 : 금호 부회장

 

지금부터 제 1회 동북아친선협회 이사회를 개최하겠습니다.

성원보고는 이사 15명중 15명이 참석하여 성원되었음을 보고합니다.

 

- 개회선언 : 김정윤 회장의 성원 되었으므로 개회를 선언합니다.

- 전차회의록보고 : 전차 이사회는 없었으므로 창립 준비 소위6차 회의 끝에 600여명의 참석에 창립총회 회의록 보고하다

 

이사소개는 조금호 부회장과 김정윤 회장이 앉은 순서대로 14명을 소개하다

 

의결사항

1-2항         본회 정관 16조 다항 이사 15인 이하 관련 조의방 부회장의 총회 진행사회자의 부연설명을 듣고 정관 13 5항 총회에서

             임된 사항 처리할 수 있는 위임을 받았기에 이사 인원 조정 및 제반사항 처리에 분제가 되지 않는다는 설명을 듣고 법적 등제

             이사는 최소인원으로 하자는 조동춘 이사의 발언과 이기택,이윤기 고문의 이사 인원에 크게 구애받지 말고 회를 이끌어 가는

             데 합리적인 수를 하자는 의견, 박영우 이사의 25 내외로 하자는 제안에 오영숙 이사가 제청하고 의의가 없으므로 통과하다

             조위방 부회장의 정관 설명을 듣고 정관 제15 2,19 5항 고문은 이사회 발언권은 있으나 의결권이 있다란 창립총회 인

             쇄물 착오가 났으며 고문은 그 위 차원의 자문을 받아 회를 지도해 주시는 위치에 있기에 큰 이견 없이 통과하다

 

1-3항         예산 관련 윤재기 이사의 본회는 공익성을 요하는 단체이기에 고도의 도덕성을 요구하고 있으며 직원채용 시 러시아어

                 와 실무기획 능력을 갖춘 사람을 채용했으면 좋겠다.  예산관련은 처음은 회장을 비롯해 민족사업이라 생각하고 기부한다

                 는 자세에서 시작했으면 좋겠다는 최소 예산으로 하자는 의견에 동의하고 통과하다

 

1-G         연해주 조사단 출장관련 및 경비

              윤재기 이사의 연해주 경험과 법률전문가등을 파견, 임대관계 실제적 농사 실시 특별 도시(뉴타운)등의 인프라를 구축하는

              모델을 가지고 접근하는 큰 그림을 가지고 접근해야 된다.  그러기 위해선 국제전문 변호사등의 자문을 충분히 알고 해야 되다.

이기택고문의 연해주 파견에 앞서 국내에서 전문가들과 충분히 검토하고 실무적 준비를 갖춘 뒤에 파견하면 비용절감과 추진사업의 진행이 빨라질 것이다 라는 의견에 동의하여 회장단과 사무총장 실무 전문가들이 소위를 구성 동의에 의결하다.

3항 회비 관련 하여 회원은 연회비 10만원, 이사는 연회비 50만원 이상납입하기로 회장 발의에 동의하여 결정하다

회장도 기부금으로 참조하기로 하다.

조금호 부회장의 본회 조성을 위해 토지 협회 임대 금액 +20%는 관리 운영비로 본회 창립준비위 소위의 안을 설명하여 통과하다.

정관 15 2,195항의 모순이 있다고 총회 사회를 본 조의방 부회장의 고문은 이사회에 출석하여 발언할 수 있으나 표결 불참과 의결권을 갖는다에 부연 설명을 하고 안데로 하는 것이 관례이기에 통과하다

 

1-4항         운영기금과 본회발전 기금에 관련하여 김정윤 회장의 셜명과 발의로 토지 임차료 +20%를 해외 업무 추진 관련 기금으로

             했으면 하는데 조금호 부회장의 동의와 양재섭, 이철희 이사의 제청 삼청으로 이의가 없으므로 가결하다. 윤재기 이사

             의 본회는 공익사업 법은 수익사업을 할 수 없기에 목적사업을 할 수 있도록 법적 제도적 문제가 없도록 해야한다 라고

             부연 설명을 하다.

 

기타 토의사항

              정부 부처는 외교 통상부, 통일부 관련 적합한 부처로 해야한다는 조의방 부회장 발언관련 조금호 부희장의 사단법인

              신청시 농수산물, 농토관련 농수산부로 해야 된다는 요지의 설명을 듣고 구체적인 것은 실무적 검토와 해당 부처 관계자

              들과 협의결정 하기로 결정하다. 윤재기 이사의 본 회 사업도 연해주 고려인 돕기 등 관련, 먼저 고생하고 있는 두만강

              개발임차 관계 및 핫산지구와 관계를 5~6년간 맺고 고생한 경험을 격려하고 하자가 없으면 협조하고 도와서 해야한다는

              의견에 동의한 현지법인 설립 후 토지 임차 관계 노하우를 활용 변호사 현재 자문 그룹등과 실무적 절차를 거쳐 협조하며

              하기로 하자는 의견에 원점에서 우리가 판단해서 확신이 서면 함께 하고 그렇지 않으면 별도로 추진하기로 하여 통과하다

 

 

창립총회회의록.hwp

○○○ 창립총회 회의록

 

1. 일시

 

2. 장소

 

3. 참석인원

 

4. 발기인대표

 

5. 진행

 

지금부터 (가칭) ○○시 생활 체육 테니스 연합회 창립총회를 개최하겠습니다. 본회의에 앞서 국민의례가 있겠습니다. 자리에 앉아 계신 여러 회원님들 께서는 국기를 향해 주시기 바랍니다. 국기에 대한 경례! 나는 ․․․․ 바로!

 

오늘 이런 뜻깊은 자리에 바쁘신 중에도 참석하시어 자리를 빛내주신 내빈을 소개해 드리겠습니다. (내빈소개)

 

사회자 : 의사 일정에 들어가겠습니다. 먼저 원활한 의사진행을 위한 임시 회장선출이 선행되어야 하겠습니다. 그러면 임시 회장을 추천하여 주시기 바랍니다.

회 원1 : ○○시장 사장이신 @@께서 임시 회장의 적임자라고 생각합니다. 박수로 선출하는 것이 어떻겠습니까?

일 동 : 박수

사회자 : 임시 회장으로 선출된 @@원으로 부터 의사 진행이 있겠습니다.

임시회장 : 본회는 ○○시에 소속된 각 클럽의 회장 및 총무님등 많은 회원이 참석하였기에 ○○시 생활체육 테니스 연합회를 발족시키는데 아무런 문제가 없다고 인정되므로 적법하게 이 회의가 성립됨을 선포합니다. 아울러 효율적인 의사 진행이 되도록 협조 부탁 드립니다. 먼저 임시 회장의 통상적인 정관심의 및 회장선출까지 의사진행을 성실히 수행하도록 노력하겠습니다. 지금부터 (가칭) ○○시 생활 체육 테니스 연합회 창립총회를 시작하겠습니다. 먼저 정관심의를 상정하겠습니다. 여러 회원님들께서는 규약심의 방법을 말씀해 주시기 바랍니다.

회 원2 : 배포된 정관은 갖추어진 위원들이 규정양식에 맞게 합의 작성된 것으로 세부적인 심의를 요하지 않는다고 생각되는바 본 정관을 박수로서 통과시킬 것을 동의 합니다.

회 원3 : 재청합니다.

회 원4 : 삼청합니다.

임시 회장 : 회원3위원의 재청과 회원4위원의 삼청으로 성립되었습니다. 반대의견 있으시면 말씀해 주십시오.

일 동 : 없습니다

 


 

회의록.hwp

회 의 록

공 사 명

 

회의안건

 

일 시

 

장 소

 

참 석 자

 

소 속

직위/직책

성 명

서 명

소 속

직위/직책

성 명

서 명

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

회 의 내 용

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

이사회 의결서

 

○ 의안번호 :

 

○ 안 건 :

 

○ 의결사항 :

 

 

제 회 이사회를 개최하고 위의 내용과 같이 의결하였음을 인정함.

 

년         월         일

 

 

직 위        성 명        서명 또는 날인

  

 

 

이사회 회의록

 

 

 

 1. 회의일시 :

 

 2. 회의장소 :

 

 3. 안건 및 의안번호 :

 

 4. 출석현황 : 재적    명,  참석    명,  불참   명

 

    가. 출 석 :

 

    나. 불 참 :

 

    다. 기타 참석자 :

 

 6. 회의록 요지 :

 

 

 

 

 

 

 


 

 

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- 첨부파일

회의록.hwp  
창립총회회의록.hwp